FAQ

Di seguito alcuni chiarimenti in merito ai servizi offerti:

La Conservazione Sostitutiva, svolta da qualsiasi soggetto e con qualsiasi supporto informatico, è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità; mediante la firma digitale (che garantisce paternità e immodificabilità) e marca temporale (che data in modo certo il documento) si sostituisce il documento cartaceo con quello digitale.

A decorrere dall’11 aprile 2014 la Conservazione Sostitutiva, per i documenti nativi digitali, è sostituita da un nuovo sistema di processo definito “Conservazione Digitale a NormaCDaN, che implica obbligatoriamente l’utilizzo di figure professionali di Conservatori Accreditati dall’AgID in possesso dei requisiti imposti dalla norma.

Chi inizia un processo di conservazione digitale oggi deve necessariamente far ricorso alla CDaN. Mentre chi già provvedeva alla Conservazione Sostitutiva ante 11 aprile 2014 ha un termine transitorio di tre anni (con scadenza quindi 11 aprile 2017) per convertire la conservazione in CDaN.

FUTURDIGIT ha scelto PA Digitale per la competenza, per l’esperienza ed anche perché è stata, cronologicamente, la prima società ad ottenere l’accredito per la CDaN.

La premessa è che la Dichiarazione dei Redditi, in seguito DR (qualunque essa sia: UnicoPF, UnicoSP, UnicoSC, IVA, IRAP, sostituto d’imposta modello 770) stampata, sottoscritta dall’intermediario per l’assunzione dell’incarico alla trasmissione telematica e firmata dal contribuente o da chi ne ha la rappresentanza legale è un documento analogico (quindi non è digitale) e come tale non è conservabile digitalmente; l’originale della DR (debitamente sottoscritto) deve essere conservato dal contribuente ai sensi del nono comma dell’articolo 3 del DPR 322/1998.

In CDaN si deve inviare la DR digitale prodotta dall’intermediario, non firmata, che deve essere conservata, su supporto informatico, dall’intermediario stesso, ai sensi del comma 9 bis dell’articolo 3 del DPR 322/1998; la DR deve essere completa della ricevuta di avvenuta trasmissione.

Poiché gli intermediari devono rilasciare al contribuente, entro trenta (30) giorni dalla scadenza del termine per l’inoltro telematico, copia della DR e della ricevuta di ricezione da parte dell’A.d.E., si perviene alla conclusione che il termine per l’invio in CDaN delle DR è di (trenta) 30 giorni successivi alla scadenza del termine per l’invio telematico.

Si rammenta che le scadenze per l’invio, sono:

  • 30 settembre per UnicoPF, UnicoSP, IVA, IRAP (cfr articolo 2 comma uno DPR 322/1998);
  • ultimo giorno del nono mese successivo a quello di chiusura del periodo di imposta, per UnicoSC (cfr articolo 2 comma due DPR 322/1998);
  • 31 luglio per il modello 770 relativo ai Sostituti d’Imposta (cfr articolo 4 comma 3 bis DPR 322/1998);

In sintesi il termine è del 30 agosto per i modelli 770 (e relativi CU e CUD) e 30 ottobre per le altre DR (supponendo che le società di capitali abbiano l’esercizio coincidente con l’anno solare): si sottolinea che la scadenza è il 30 e non il 31.

La Documentazione Contabile (Libro Giornale, schede di Partitario, libri IVA Vendite, libri IVA Corrispettivi, libri IVA Acquisti, libro Cespiti) deve essere stampata nel termine di tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione della Dichiarazione dei Redditi, pertanto entro lo stesso termine deve essere inviata in CDaN.

Agenda Digitale: è una delle sette iniziative individuate nella Strategia EU-2020, che punta alla crescita inclusiva, intelligente e sostenibile dell’Unione; è stata presentata dalla Commissione Europea nel maggio 2010; sottoscritta da tutti gli Stati membri, ha lo scopo di sfruttare il potenziale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione per favorire innovazione, crescita economica e competitività.

AgID: è l’Agenzia per l’Italia Digitale che ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi Italiani con l’Agenda Digitale e contribuisce alla diffusione dell’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, allo scopo di favorire l’innovazione e la crescita economica.

CAD: Codice dell’Amministrazione Digitale emanato con il Decreto Legislativo 82/2005.

CDaN: è l’acronimo di Conservazione Digitale a Norma.

Documento Informatico: è definito dal CAD come la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.

Firma Digitale: è il risultato di una procedura informatica (validazione) che garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti informatici consentendo al destinatario di verificarne la provenienza e l’integrità. In particolare, i requisiti assolti sono: (i) Autenticità (se un documento è firmato digitalmente si può essere certi dell’identità del sottoscrittore); (ii) Integrità (sicurezza che il documento informatico non sia stato modificato dopo la sua sottoscrizione); (iii) Non ripudio (il documento informatico ha la piena validità legale).

Marca Temporale è il riferimento temporale che consente la validazione temporale e che dimostra l’esistenza di un’evidenza informatica in un determinato momento.

Pacchetto di versamento: insieme di documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche inviati dal cliente al sistema di conservazione secondo un formato predefinito.

PDF: “Portable Document Format”, il linguaggio informatico per la definizione di documenti elettronici, come definito dalle specifiche regolate dallo standard pubblico ISO 32000.

PDF/A: la definizione della parte delle specifiche PDF regolate dallo standard pubblico ISO 19005-1, Document management – Electronic document file format for long-term preservation– Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)”;

Responsabile della Conservazione: è quel soggetto nominato dal Cliente per l’esecuzione delle attività di conservazione digitale dei documenti informatici indicate nell’atto di nomina.